Der Termin steht im Kalender, die Adresse ist bekannt und die Kamera liegt bereit. Also kann es losgehen? Ganz so einfach ist es meistens nicht. Die Vorbereitung wiegt mindesetsn genauso viel. Wir verraten, worauf es ankommt!

Der Ortstermin gehört für viele von uns zu den wichtigsten Bestandteilen unserer Arbeit. Hier verschaffen wir uns einen eigenen Eindruck, dokumentieren den Zustand, führen Messungen durch und sammeln Informationen, die später die Grundlage unserer fachlichen Bewertung bilden.

Was wir vor Ort nicht erfassen, lässt sich im Nachhinein allerdings nicht immer problemlos nachholen.

Deshalb beginnt ein professioneller Ortstermin nicht erst dann, wenn wir aus dem Auto steigen. Eine gute Begutachtung beginnt bereits mit der Vorbereitung.

Vor dem Ortstermin müssen wir wissen, wonach wir eigentlich suchen

Eine der wichtigsten Fragen sollten wir bereits vor der Anfahrt beantworten können:

Was genau ist unser Auftrag?

Das klingt selbstverständlich. In der Praxis können Aufträge jedoch zunächst sehr allgemein formuliert sein. „Schauen Sie sich den Schaden einmal an“ reicht als fachliche Fragestellung häufig nicht aus.

Was soll festgestellt oder bewertet werden? Welche Bereiche sind relevant? Welche Fragen soll unser Gutachten später beantworten?

Je klarer der Auftrag definiert ist, desto gezielter können wir uns auf den Ortstermin vorbereiten.

Das bedeutet nicht, dass wir bereits wissen müssen, was uns vor Ort erwartet. Aber wir sollten wissen, welche Informationen wir benötigen, um unsere Aufgabe anschließend fachgerecht erfüllen zu können.

Unterlagen vorher ansehen statt hinterher hinterherlaufen

Pläne, Fotos, Rechnungen, Reparaturnachweise, technische Unterlagen oder vorherige Korrespondenz können für unsere Vorbereitung wertvoll sein.

Sind relevante Dokumente bereits vorhanden, sollten wir sie möglichst vor dem Termin sichten. So können wir offene Fragen erkennen und beim Ortstermin gezielt klären.

Fehlende Unterlagen fallen dagegen häufig erst dann besonders unangenehm auf, wenn wir bereits an der Ausarbeitung sitzen. Dann beginnen Rückfragen, E-Mails und möglicherweise sogar zusätzliche Termine.

Ein paar Minuten Vorbereitung können uns deshalb später erheblich mehr Zeit sparen.

Was gehört vor dem Ortstermin auf unsere Checkliste?

Nicht jeder Auftrag ist gleich. Trotzdem lohnt sich eine persönliche Standardroutine, die wir je nach Fachgebiet und Fragestellung ergänzen können.

Vor der Abfahrt sollten wir beispielsweise prüfen:

Auftrag und Fragestellung: Ist eindeutig geklärt, was untersucht und bewertet werden soll?
Unterlagen: Liegen die bereits verfügbaren Dokumente, Pläne und Informationen vor und wurden sie gesichtet?
Ausrüstung: Sind Kamera, Mess- und Prüfmittel sowie gegebenenfalls persönliche Schutzausrüstung vollständig und einsatzbereit?
Technik: Sind Akkus geladen, ausreichend Speicherplatz vorhanden und benötigte Geräte funktionsfähig?
Organisation vor Ort: Sind Ansprechpartner, Uhrzeit, Adresse, Zugangsmöglichkeiten und besondere Bedingungen geklärt?
Dokumentation: Wissen wir bereits, wie Fotos, Messwerte und Notizen strukturiert erfasst und später eindeutig zugeordnet werden?

Eine solche Checkliste muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, dass wir nicht jedes Mal bei null anfangen.

Struktur hilft uns auch vor Ort

Gute Vorbereitung sorgt nicht nur dafür, dass wir das richtige Equipment dabeihaben. Sie gibt unserem Ortstermin auch einen roten Faden.

Statt uns ausschließlich von dem leiten zu lassen, was uns zuerst auffällt, können wir systematisch vorgehen. Je nach Auftrag kann es beispielsweise sinnvoll sein, zunächst einen Überblick zu dokumentieren und anschließend einzelne Bereiche detaillierter zu untersuchen.

Auch bei der Fotodokumentation hilft ein festes Schema: Übersicht, Zwischenaufnahme, Detail. Dadurch entstehen nicht einfach möglichst viele Bilder, sondern eine Dokumentation, die wir Wochen oder Monate später noch nachvollziehen können.

Gerade bei komplexeren Sachverhalten ist das enorm wertvoll.

Gut vorbereitet – aber nicht mit fertigem Ergebnis im Kopf

Vorbereitung hat allerdings auch eine Grenze. Wenn wir vorab Unterlagen lesen, Fotos sehen oder Schilderungen des Auftraggebers hören, entsteht zwangsläufig ein erster Eindruck.

Problematisch wird es, wenn aus diesem Eindruck bereits eine fertige Bewertung wird. Dann besteht die Gefahr, dass wir beim Ortstermin vor allem nach Hinweisen suchen, die unsere erste Vermutung bestätigen.

Unsere Vorbereitung sollte uns deshalb Orientierung geben, aber niemals das Ergebnis vorwegnehmen.

Wir müssen offen dafür bleiben, dass sich die Situation vor Ort anders darstellt als erwartet. Vielleicht entdecken wir zusätzliche Ursachen. Vielleicht fehlen Hinweise, die wir aufgrund der bisherigen Informationen erwartet hatten. Vielleicht ergibt sich sogar eine völlig andere fachliche Einordnung.

Gerade diese Offenheit gehört zu einer unabhängigen Begutachtung.

Lieber einmal mehr dokumentieren als später rätseln

Während eines Ortstermins erscheint vieles selbstverständlich. Wir wissen, wo ein Foto aufgenommen wurde. Wir erinnern uns, welcher Messwert zu welchem Bauteil gehört. Und natürlich wissen wir noch genau, was uns der Ansprechpartner vor Ort erklärt hat.

Einige Wochen später sieht das möglicherweise anders aus. Deshalb sollten wir uns nicht allein auf unser Gedächtnis verlassen.

Fotos brauchen einen nachvollziehbaren Zusammenhang. Messwerte benötigen eine eindeutige Zuordnung. Relevante Aussagen und Beobachtungen sollten wir zeitnah festhalten.

Eine strukturierte Dokumentation erleichtert nicht nur die spätere Erstellung des Gutachtens. Sie kann auch entscheidend sein, wenn Monate später Rückfragen entstehen.

Hier zeigt sich erneut: Was nicht dokumentiert ist, ist später schwer zu belegen.

Gute Vorbereitung spart nicht nur Zeit

Natürlich macht eine durchdachte Vorbereitung unsere Arbeit effizienter. Doch ihr eigentlicher Wert geht darüber hinaus.

Wenn wir unseren Auftrag kennen, relevante Unterlagen geprüft haben und vor Ort strukturiert arbeiten, sinkt das Risiko, wichtige Informationen zu übersehen. Gleichzeitig treten wir gegenüber Auftraggebern und anderen Beteiligten professioneller auf.

Wer beim Ortstermin ständig nach fehlenden Unterlagen sucht, einen leeren Kamera-Akku entdeckt oder feststellen muss, dass ein benötigtes Messgerät im Büro liegt, hinterlässt einen anderen Eindruck als jemand, der vorbereitet und strukturiert arbeitet.

Dabei geht es nicht um Perfektion. Unvorhergesehene Situationen gehören zu unserem Beruf.

Entscheidend ist, die Dinge vorzubereiten, die wir vorbereiten können.

? DGuSV-Praxistipp

Erstellen Sie Ihre persönliche Ortstermin-Checkliste. Sie muss nicht länger als eine Seite sein. Teilen Sie sie beispielsweise in Auftrag, Unterlagen, Technik, Ausrüstung und Organisation ein.

Nutzen Sie diese Checkliste konsequent vor jedem Termin und ergänzen Sie sie, wenn Ihnen in der Praxis etwas fehlt. So entsteht mit der Zeit keine theoretische Musterliste, sondern ein Werkzeug, das exakt zu Ihrer eigenen Arbeitsweise und Ihrem Fachgebiet passt.

Fazit: Der Ortstermin beginnt am Schreibtisch

Ein guter Ortstermin lebt von unserer fachlichen Erfahrung, unserer Aufmerksamkeit und der Fähigkeit, einen Sachverhalt vor Ort unvoreingenommen zu erfassen.

Doch all das können wir wesentlich besser einsetzen, wenn die organisatorischen Grundlagen stimmen.

Wer den Auftrag kennt, Unterlagen vorher prüft, seine Ausrüstung vorbereitet und die Dokumentation strukturiert plant, schafft die Voraussetzungen dafür, sich vor Ort auf das Wesentliche zu konzentrieren: die fachliche Begutachtung.

Dabei sollten wir trotz aller Vorbereitung offen für das bleiben, was wir tatsächlich vorfinden. Denn gute Vorbereitung bedeutet nicht, mit einer fertigen Antwort zum Ortstermin zu fahren. Sie bedeutet, mit den richtigen Fragen dort anzukommen.

Wir wünschen viel Erolg beim nächsten Ortstermin,
Ihr DGuSV