Der Ortstermin ist erledigt, Fotos und Messwerte sind ausgewertet, alle Unterlagen geprüft und nach vielen Stunden konzentrierter Arbeit ist es endlich so weit: Das Gutachten ist fertig.

Wir versenden das Dokument an den Auftraggeber, setzen gedanklich einen Haken hinter den Vorgang – und wenden uns dem nächsten Auftrag zu. Ganz abgeschlossen ist unsere Arbeit mit der Gutachten-Abgabe allerdings nicht immer. Warum das so ist? Das besprechen wir im Folgenden.

Auch die Zeit nach der Abgabe eines Gutachtens gehört zu einem professionellen Gesamtauftritt. Rückfragen, eine verständliche Übergabe, eine saubere Archivierung und nicht zuletzt die Art, wie wir einen Auftrag abschließen, können entscheidend dafür sein, wie unsere Arbeit beim Auftraggeber in Erinnerung bleibt.

Mit der Übergabe beginnt manchmal erst das Verständnis

Für uns ist das Gutachten das Ergebnis eines langen Arbeitsprozesses. Wir kennen die Ausgangssituation, waren beim Ortstermin dabei, haben Unterlagen ausgewertet und unsere Schlussfolgerungen Schritt für Schritt entwickelt.

Der Auftraggeber sieht dagegen häufig zunächst nur das fertige Dokument.

Was für uns völlig nachvollziehbar erscheint, kann deshalb Fragen aufwerfen. Fachbegriffe, Messwerte oder bestimmte Schlussfolgerungen sind für Menschen außerhalb unseres Fachgebiets nicht immer unmittelbar verständlich.

Eine Rückfrage bedeutet daher nicht automatisch, dass unser Gutachten unklar oder fehlerhaft ist.

Manchmal braucht es lediglich eine kurze Erläuterung, um den Zusammenhang verständlich zu machen.

Erreichbarkeit schafft Vertrauen

Natürlich können und müssen wir nach Abschluss eines Auftrags nicht unbegrenzt für jede denkbare Frage zur Verfügung stehen.

Trotzdem macht es einen Unterschied, ob ein Auftraggeber nach Erhalt des Gutachtens das Gefühl hat, bei einer berechtigten Rückfrage noch einen Ansprechpartner zu haben.

Schon eine kurze Nachricht bei der Übergabe kann hilfreich sein: Das Gutachten ist fertig, die Unterlagen wurden übermittelt und bei Verständnisfragen kann sich der Auftraggeber melden.

Diese kleine Geste kostet kaum Zeit – vermittelt aber Verlässlichkeit.

Rückfragen sind nicht automatisch Zusatzarbeit ohne Grenzen

Hier ist gleichzeitig Fingerspitzengefühl gefragt.

Eine Verständnisfrage zum Gutachten ist etwas anderes als eine umfangreiche zusätzliche Beratung oder eine neue fachliche Fragestellung.

Deshalb sollten wir auch nach der Abgabe klar kommunizieren, welche Leistungen Bestandteil des ursprünglichen Auftrags waren und wann eine weiterführende Tätigkeit einen zusätzlichen Auftrag darstellt.

Professionalität bedeutet schließlich nicht, grenzenlos verfügbar zu sein.

Guter Service und klare Grenzen schließen sich nicht aus.

Die Nach-dem-Gutachten-Checkliste

Bevor wir einen Vorgang endgültig abschließen, lohnt sich deshalb ein kurzer Check. Vieles davon lässt sich mit einer festen Routine erledigen:

Übergabe: Hat der Auftraggeber das Gutachten und alle vereinbarten Unterlagen erhalten?
Rückfragen: Gibt es noch offene Verständnisfragen, die zum ursprünglichen Auftrag gehören?
Dokumentation: Sind Fotos, Messwerte, Notizen und relevante Korrespondenz dem Vorgang eindeutig zugeordnet?
Archivierung: Ist der abgeschlossene Vorgang entsprechend den maßgeblichen Anforderungen sicher und nachvollziehbar abgelegt?
Abrechnung: Sind alle vereinbarten Leistungen vollständig erfasst und abgerechnet?

Eine solche Routine dauert nur wenige Minuten und verhindert, dass offene Punkte Wochen später wieder auf dem Schreibtisch landen.

Saubere Archivierung zahlt sich oft erst später aus

Ist ein Auftrag abgeschlossen, erscheint der Fall zunächst erledigt. Doch Monate oder sogar Jahre später kann eine Rückfrage entstehen.

Dann zeigt sich, wie wertvoll eine strukturierte Ablage ist.

Wenn wir das Gutachten, unsere Dokumentation, relevante Korrespondenz und weitere Unterlagen schnell wiederfinden und eindeutig zuordnen können, müssen wir einen alten Vorgang nicht mühsam rekonstruieren.

Damit schließt sich auch der Kreis zu einem unserer vorherigen Themen: Was nicht dokumentiert ist, ist später schwer zu belegen.

Eine gute Nachbereitung beginnt deshalb nicht erst mit der Ablage des fertigen Gutachtens. Sie ist die konsequente Fortsetzung unserer Dokumentation während des gesamten Auftrags.

Ein guter letzter Eindruck bleibt hängen

Wir sprechen häufig über den ersten Eindruck beim Kunden. Mindestens ebenso interessant ist jedoch der letzte Eindruck.

Wie endet die Zusammenarbeit?

Mit einer kommentarlosen E-Mail und einem PDF-Anhang? Oder mit einer professionellen Übergabe und dem Gefühl, dass der Auftrag von Anfang bis Ende sorgfältig betreut wurde?

Gerade für selbstständige Gutachter kann dieser Unterschied langfristig relevant sein.

Ein zufriedener Auftraggeber erinnert sich an uns, wenn erneut fachliche Unterstützung benötigt wird. Und vielleicht noch wichtiger: Er empfiehlt uns weiter.

Empfehlungen entstehen schließlich nicht ausschließlich aufgrund eines fachlich hervorragenden Gutachtens. Sie entstehen aufgrund der gesamten Erfahrung, die ein Auftraggeber mit uns gemacht hat.

Nachbereitung ist auch für uns wertvoll

Der Abschluss eines Auftrags bietet noch eine weitere Chance: Wir können kurz auf unsere eigene Arbeit zurückblicken.

Was hat gut funktioniert? Wo gab es unnötige Rückfragen? Welche Unterlagen hätten wir besser bereits zu Beginn anfordern sollen? Hat eine Vorlage funktioniert oder sollten wir sie überarbeiten?

Wir müssen daraus keine umfangreiche Nachbesprechung machen.

Schon kleine Erkenntnisse können helfen, den nächsten Auftrag effizienter abzuwickeln. So wird aus Erfahrung mit der Zeit tatsächlich Routine – ohne dass daraus Betriebsblindheit entsteht.

? DGuSV-Praxistipp

Definieren Sie einen festen Abschluss für jeden Auftrag. Legen Sie beispielsweise eine kurze interne Routine fest, die Sie nach der Übergabe jedes Gutachtens durchlaufen. Prüfen Sie offene Fragen, Abrechnung, Dokumentation und Ablage, bevor Sie den Vorgang endgültig schließen. So bleibt nichts liegen – und Sie starten mit einem freien Kopf in den nächsten Auftrag.

Fazit: Ein Auftrag endet nicht mit dem letzten Satz

Ein hochwertiges Gutachten bleibt natürlich das Herzstück unserer Arbeit. Doch Professionalität zeigt sich nicht ausschließlich auf den Seiten, die wir unserem Auftraggeber übergeben.

Sie zeigt sich im gesamten Ablauf – vom ersten Kontakt über den Ortstermin und die Dokumentation bis hin zur Übergabe und Nachbereitung.

Wenn wir auch den Abschluss eines Auftrags bewusst gestalten, schaffen wir Klarheit, reduzieren spätere Rückfragen und hinterlassen einen professionellen Eindruck.

Und genau dieser Eindruck kann lange über den eigentlichen Auftrag hinaus wirken.

Denn ein gutes Gutachten beendet einen Auftrag. Ein professioneller Abschluss sorgt dafür, dass wir positiv in Erinnerung bleiben.

Wir wünschen auch weiterhin viel Erfolg,
Ihr DGuSV-Team