Ein neuer Auftrag landet im Postfach. Der Terminkalender ist zwar voll, aber irgendwie bekommen wir ihn schon noch dazwischen. Das Fachgebiet liegt nicht ganz in unserem Schwerpunkt, doch mit etwas Recherche müsste es gehen. Und der Auftraggeber lässt bereits im ersten Gespräch ziemlich deutlich durchblicken, zu welchem Ergebnis das Gutachten seiner Meinung nach kommen sollte. Sind das gute Voraussetzungen – oder sollte man auch „nein“ sagen können?

Annehmen oder ablehnen?

Gerade für selbstständige Gutachter und Sachverständige fällt es nicht immer leicht, einen Auftrag abzulehnen. Schließlich bedeutet jeder Auftrag zunächst einmal Umsatz. Doch nicht jeder Auftrag ist automatisch ein guter Auftrag.

Manchmal ist ein klares Nein sogar die professionellste Entscheidung, die wir treffen können. Wenn der Auftrag nicht zu unserer Fachkompetenz passt. Wir Gutachter leben von unserem Fachwissen. Gleichzeitig gehört es zu unserer Professionalität, die Grenzen dieses Wissens zu kennen.

Natürlich entwickeln wir uns weiter, erschließen neue Themengebiete und sammeln mit jedem Auftrag zusätzliche Erfahrung. Dennoch gibt es einen Unterschied zwischen einer neuen fachlichen Herausforderung und einem Auftrag, für dessen fundierte Bearbeitung uns die notwendige Expertise fehlt.

In einem solchen Fall sollten wir nicht versuchen, irgendwie eine Lösung zu finden. Sinnvoller kann es sein, den Auftrag an einen entsprechend spezialisierten Kollegen weiterzugeben. Das ist kein Zeichen mangelnder Kompetenz – ganz im Gegenteil. Zu wissen, was man kann, bedeutet auch zu wissen, wo die eigenen Grenzen liegen.

Wenn der Auftraggeber das Ergebnis schon kennt

„Sie werden doch sicher bestätigen können, dass …“ Ein Satz, bei dem wir aufmerksam werden sollten.

Auftraggeber wenden sich häufig an uns, weil sie bereits eine eigene Einschätzung der Situation haben. Das ist verständlich. Problematisch wird es jedoch, wenn von uns erwartet wird, diese Einschätzung lediglich fachlich zu bestätigen.

Unsere Aufgabe besteht nicht darin, ein gewünschtes Ergebnis zu liefern.

Wir untersuchen einen Sachverhalt, bewerten die vorhandenen Informationen und ziehen daraus eine fachlich begründete Schlussfolgerung. Das Ergebnis kann mit der Erwartung des Auftraggebers übereinstimmen – muss es aber nicht.

Wird bereits vor der Begutachtung Druck aufgebaut oder eine bestimmte Aussage vorausgesetzt, sollten wir unsere Rolle besonders deutlich kommunizieren. Bleibt die Erwartung bestehen, kann die Ablehnung des Auftrags die richtige Konsequenz sein.

Wenn Neutralität zum Problem werden könnte

Unsere Glaubwürdigkeit lebt von Unabhängigkeit und Objektivität. Deshalb sollten wir bereits vor der Auftragsannahme prüfen, ob Umstände bestehen, die unsere neutrale Bewertung infrage stellen könnten.

Persönliche oder geschäftliche Beziehungen zu Beteiligten sind ein naheliegendes Beispiel. Dabei geht es nicht nur darum, ob wir uns selbst für objektiv halten. Auch der Eindruck einer möglichen Befangenheit kann später problematisch werden und Zweifel an unserer Arbeit entstehen lassen.

Im Zweifel ist Transparenz gefragt – und manchmal eben auch ein Nein.

Wenn die Zeit für gute Arbeit fehlt

„Wir brauchen das Gutachten spätestens übermorgen.“

Es gibt Situationen, in denen kurze Bearbeitungszeiten möglich sind. Es gibt aber auch Aufträge, bei denen eine seriöse Bearbeitung schlicht Zeit benötigt.

Unterlagen müssen geprüft, Ortstermine durchgeführt, Messungen ausgewertet oder fachliche Sachverhalte recherchiert werden. Wird der Zeitrahmen so knapp angesetzt, dass wir unsere eigenen Qualitätsansprüche nicht mehr erfüllen können, sollten wir das offen ansprechen.

Ein Auftrag, den wir nur durch Abstriche bei der Sorgfalt erledigen können, ist selten ein guter Auftrag.

Das gilt übrigens auch dann, wenn unser eigener Terminkalender das eigentliche Problem ist. Dauerhaft jeden Auftrag irgendwie noch dazwischenzuschieben, führt nicht automatisch zu mehr wirtschaftlichem Erfolg. Im schlimmsten Fall leiden Qualität, Zuverlässigkeit und am Ende unsere Reputation.

Ein „Nein“ muss keine Tür zuschlagen

Einen Auftrag abzulehnen bedeutet nicht, einen potenziellen Kunden vor den Kopf stoßen zu müssen. Entscheidend ist, wie wir unser Nein kommunizieren.

Eine kurze und nachvollziehbare Erklärung schafft meist Verständnis. Liegt der Auftrag außerhalb unseres Fachgebiets, können wir – sofern möglich – einen spezialisierten Kollegen empfehlen. Ist lediglich der gewünschte Zeitrahmen unrealistisch, lässt sich vielleicht ein späterer Termin vereinbaren.

So wird aus einem „Das mache ich nicht“ ein professionelles „Für diesen Auftrag bin ich nicht der richtige Ansprechpartner“. Und genau diese Ehrlichkeit kann sogar Vertrauen schaffen.

Unsere Reputation ist langfristig mehr wert als ein einzelner Auftrag

Gerade im Sachverständigenwesen ist Vertrauen ein wertvolles Gut. Unsere Auftraggeber verlassen sich darauf, dass wir kompetent, sorgfältig und unabhängig arbeiten. Ein Auftrag bringt kurzfristig Umsatz. Unsere Reputation begleitet uns dagegen über viele Jahre.

Deshalb lohnt es sich, vor einer Zusage kurz zu prüfen: Passt der Auftrag wirklich zu unserer Qualifikation? Ist die Aufgabenstellung eindeutig? Können wir unabhängig arbeiten? Ist der Zeitrahmen realistisch? Und können wir die Qualität liefern, für die wir mit unserem Namen stehen?

Wenn wir eine dieser Fragen nicht guten Gewissens mit Ja beantworten können, sollten wir zumindest genauer hinschauen.

? DGuSV-Praxistipp

Definieren Sie Ihre persönlichen Kriterien für die Auftragsannahme. Eine kurze interne Checkliste kann helfen: Passt der Auftrag zu meinem Fachgebiet? Ist die Aufgabenstellung klar? Kann ich neutral und unabhängig arbeiten? Habe ich ausreichend Zeit für eine sorgfältige Bearbeitung? Je klarer wir unsere eigenen Grenzen definieren, desto leichter fällt uns im entscheidenden Moment auch ein professionelles Nein.

Fazit: Ein Nein kann für Qualität stehen

Als Selbstständige sind wir gewohnt, Chancen zu nutzen und neue Aufträge anzunehmen. Trotzdem gehört es zu professionellem Unternehmertum, nicht ausschließlich auf die Anzahl der Aufträge zu schauen.

Unsere fachliche Kompetenz, unsere Unabhängigkeit und die Qualität unserer Arbeit sind langfristig wichtiger als ein einzelner Auftrag.

Wer seine eigenen Grenzen kennt und sie gegenüber Auftraggebern souverän kommuniziert, schützt nicht nur sich selbst. Er schützt auch die Qualität des Gutachtens und damit das Vertrauen in unseren gesamten Berufsstand.

Nicht jeder Auftrag, den wir ablehnen, ist verlorenes Geschäft. Manchmal ist ein klares Nein die professionellste Entscheidung, die wir treffen können.

Wir wünschen weiterhin viel Erfolg dabei,

Ihr DGuSV-Team!