Vor allem selbstständige Gutachter und Sachverständigen kennen das Thema: Wenn Anfragen eintrudeln, geben Sie Angebote ab. Von heute auf morgen erteilen mehrere Auftraggeber die Freigabe – und plötzlich wird es eng im Terminkalender. Wie lassen sich Auftragsfristen clever legen, sodass Sie jederzeit eine gute Balance im Büro wahren und keine Fristen verschieben müssen? Wir geben Tipps.
Vorab: keine falschen Versprechungen!
Es winkt ein Auftrag, aber Sie wissen schon jetzt, dass die Abgabefrist unrealistisch für Sie ist? Dann kommunizieren Sie dies ganz transparent, statt falsche Versprechungen zu machen. Denn das sorgt am Ende bloß für Frust auf allen Seiten und möglicherweise sogar zu schwerwiegenden Konsequenzen. Wenn Sie hingegen Ihre ehrliche und kompetente Einschätzung zur zu kurz gefassten Frist abgeben, schafft das Vertrauen. In den meisten Fällen lassen sich Fristen schieben und Sie können ganz nach gewohnter Manier zufriedenstellende Ergebnisse fristgerecht liefern.
Grundlage: eine gute Übersicht
Um Aufträge gut planen und Fristen gekonnt setzen zu können, braucht es eine übersichtliche Grundlage über Ihre To Dos. Ob Sie mit einem Kalender an der Wand oder mit hilfreichen Management-Apps wie zum Beispiel Trello arbeiten: Behalten Sie die Übersicht über Ihre aktuellen Aufträge und deren voraussichtliche Bearbeitungsdauer. So vermeiden Sie ungewollte Überschneidungen und können treffsicher planen.
Vorausschauend planen: In der Ruhe liegt die Kraft
Kalkulieren Sie Abgabefristen von vornherein mit etwas mehr Luft. Warum? Es können immer unvorhersehbare Begebenheiten eintreffen, die zu Verzögerungen führen. Möglicherweise ist der Auftrag komplexer als gedacht. Vielleicht kommen Meeting-Termin dazwischen. Oder ein sogenannter „Schnellschuss“ – also ein kleiner Auftrag, der eilig dazwischengeschoben werden muss – kündigt sich an. Was immer passieren kann: Sie werden krank und benötigen deshalb länger für Ihre Aufträge. Wenn Sie vorausschauend und clever kalkulieren, können Sie solche Faktoren ganz entspannt handhaben.
Erfahrungen sammeln: das Gespür für gute Timings
Zu guter Letzt lernt man auch durch Erfahrung, wie man Fristen optimal setzt, sodass man Stress, Fehler und Frust vermeidet. Wer einige Jahre als Gutachter und Sachverständiger im Einsatz ist, weiß, wovon wir sprechen. Dennoch: Gute Übersicht, ehrliche Kommunikation bei Engpässen und die vorausschauende Planung mit Puffer-Zeiten sind ein guter Anfang.