Digitale Prozesse verändern die Arbeit von Gutachtern und Sachverständigen. Immer öfter werden Gutachten elektronisch verschickt oder in Verfahren eingereicht. Dabei stellt sich eine wichtige Frage: Wie sichern Sie Echtheit und Unverändertheit Ihrer Arbeit? Die Antwort lautet: mit einer elektronischen Signatur – am besten mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES).
Im Folgenden erfahren Sie, warum das so ist, welche Signaturarten es gibt und wie Sie die digitale Signatur in Ihrer Praxis nutzen.
Rechtliche Grundlage: EU-Verordnung und deutsches Recht
Die Basis ist die EU-Verordnung eIDAS. Sie gilt seit 2016 in allen Mitgliedstaaten. Dort steht: Eine qualifizierte elektronische Signatur hat denselben Wert wie eine handschriftliche Unterschrift.
In Deutschland regelt § 126a BGB: Wenn Schriftform vorgeschrieben ist, reicht nur eine QES. Für Schriftsätze und Gutachten im Gerichtsverfahren gilt außerdem § 130a ZPO. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Entweder Sie signieren Ihr Dokument mit einer QES.
- Oder Sie reichen es über einen sicheren Übermittlungsweg ein (z. B. beA, eBO, beBPo). In diesem Fall genügt eine einfache elektronische Signatur.
Die drei Arten elektronischer Signaturen
- Einfache elektronische Signatur (EES): Zum Beispiel ein eingetippter Name unter einer E-Mail. Sie ist leicht anzuwenden, ersetzt die Schriftform aber nicht.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Sie ist einer Person eindeutig zugeordnet und schützt vor Veränderungen. Für Beweiszwecke oft ausreichend, rechtlich aber nicht gleichgestellt mit einer handschriftlichen Unterschrift.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Sie wird mit einem besonderen Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters erstellt. Nur die QES ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.
Wann reicht welche Signatur?
Im Alltag unter Geschäftspartnern reicht manchmal eine fortgeschrittene Signatur. Aber: Wenn Schriftform vorgeschrieben ist oder wenn Sie volle Rechtssicherheit brauchen, sollten Sie immer zur QES greifen.
Gerichte und Behörden akzeptieren QES. Nutzen Sie dagegen einen sicheren Übermittlungsweg, reicht auch eine einfache Signatur. Doch außerhalb dieser Wege bleibt die QES der sichere Standard.
Wie erkennen Sie eine echte QES?
Eine QES bekommen Sie nur von qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern (VDA). Diese werden von der Bundesnetzagentur beaufsichtigt. In der EU-Trusted-List finden Sie alle Anbieter, die eine rechtlich gültige QES ausstellen dürfen. Nur Signaturen dieser Anbieter haben die volle Rechtswirkung.
Zeitstempel: ein zusätzliches Plus
Neben der Signatur ist ein qualifizierter elektronischer Zeitstempel sinnvoll. Er belegt, wann das Dokument erstellt oder unterschrieben wurde. Zudem zeigt er, dass es seitdem nicht verändert wurde. Im Streitfall ist das ein starkes Argument.
So führen Sie die digitale Signatur in der Praxis ein
- Klären Sie die Anforderungen. Müssen Ihre Gutachten zwingend mit QES signiert werden? Oder reicht eine fortgeschrittene Signatur nach Absprache?
- Wählen Sie den richtigen Anbieter. Prüfen Sie in der EU-Trusted-List, ob er qualifiziert ist. Achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit, mobile Nutzung und PDF-Unterstützung.
- Kombinieren Sie Signatur und Zeitstempel. Damit erhöhen Sie den Beweiswert Ihres Gutachtens.
- Wählen Sie den passenden Einreichungsweg. Für Gerichte: QES oder sicherer Übermittlungsweg. Für Kunden und Versicherungen: Vorab klären, welche Signatur erwartet wird.
- Archivieren Sie sauber. Speichern Sie Gutachten revisionssicher. Achten Sie darauf, dass Zertifikate und Signaturen auch nach Jahren noch nachprüfbar sind.
- Definieren Sie klare Regeln. Legen Sie in Ihrem Büro fest, wann Sie selbst signieren und wann zusätzlich ein elektronisches Siegel der Organisation sinnvoll ist.
Häufige Fragen
Reicht eine fortgeschrittene Signatur?
Manchmal ja, aber nicht, wenn Schriftform vorgeschrieben ist.
Müssen alle Anlagen signiert werden?
Im elektronischen Rechtsverkehr reicht die sichere Übermittlung. Bei QES empfiehlt es sich, zumindest das Gutachten selbst zu signieren.
Wie prüfen Empfänger die Signatur?
In gängigen PDF-Programmen wird angezeigt, ob eine QES gültig ist. Ein zusätzlicher Zeitstempel stärkt den Beweiswert.
Fazit
Für die tägliche Arbeit von Gutachtern ist die digitale Signatur längst kein „Kann“ mehr, sondern ein „Muss“. Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur sichern Sie die volle Rechtswirkung. Mit einem qualifizierten Zeitstempel erhöhen Sie den Beweiswert zusätzlich.
Prüfen Sie Ihre Prozesse, legen Sie klare Regeln fest und nutzen Sie geprüfte Anbieter. So stellen Sie sicher, dass Ihre Gutachten nicht nur fachlich, sondern auch rechtlich überzeugen.
Wir wünschen weiterhin viel Erfolg,
Ihr DGuSV-Team